Integración Hubspot

Trainingym nace con la intención de cubrir las carencias tecnológicas del sector del fitness y poder mejorar la experiencia del cliente. Hablamos de un sistema informático compuesto de varios software, dirigido a Centros Deportivos. 

El software está enfocado al mercado profesional del fitness, ayudando a mejorar la productividad y motivación del personal de un gimnasio. Está presente en más de 10 países, y miles de gimnasios en todo el mundo ya confían en Trainingym.

Anteriormente, Trainingym contaba con un stack tecnológico muy disgregado, utilizaban ciertas aplicaciones dentro de su CRM y, además, hacían uso de aplicaciones para marketing externas y otras apps que estaban conectadas a otros softwares.

 

Retos del proyecto

El objetivo principal de la compañía era poder unificar todos los softwares en uno principal y matriz, en este caso HubSpot. Buscan así traer a HubSpot los procesos que se llevaban a cabo en otros softwares. 

Se  busca migrar de un ecosistema tecnológico “frankenstein” a uno que centralice toda la información relacionada con el cliente a través de la migración e integración de las diferentes plataformas existentes.

Construir una estrategia de crecimiento escalable basada en automatismos que permita a la empresa dar el salto. Además, se requiere una unificación y normalización de datos. 

Finalmente se quiere transformar culturalmente y profesionalmente los equipos en una visión compartida donde el cliente es el centro del negocio a través de la formación del equipo de Ventas, Marketing y Atención al cliente. 

Trainingym eligió datasocial para implementar HubSpot en su stack tecnológico y poder así unificar todos sus procesos.

 

La solución

Se buscaba lo siguiente:

• Traducir toda la configuración del software de origen. De esta manera el nuevo software, HubSpot, se comportará de la misma manera que el software de origen. Al mismo tiempo se propuso no replicar el sistema que se tenía anteriormente por lo que se repasa cómo se iba a implementar y cambiar el sistema de ventas.
  
  
• Extracción de los datos del software anterior para llevarlos a HubSpot. En el caso de marketing, la dificultad radica en la disgregación de los datos en el software anterior, debido a que se clasificaba muy mal en sí mismo, contaban con unos formularios y landing pages muy dispersos. 
  
  

Implementación

Configuramos el portal de HubSpot del cliente, lo aplicamos y finalmente capacitamos al equipo de Trainingym.

Capacitación

Pusimos en marcha una formación completa al equipo de trainingym, empleamos una media de 14 horas formativas ofreciendo contenido relacionado con los siguientes temas:

 

Integración

Se llevó a cabo la integración de algunos de los sistemas que estaban integrados con los software anteriores.

Se realizaron unas 20 integraciones en total, algunas de ellas eran muy sencillas, como por ejemplo Typeform, debido a que éste cuenta con una conexión nativa con HubSpot. En otros casos, la integración, además de estar conectada con hubspot, fue necesario realizar algún tipo de transformación.

Se efectuaron integraciones tanto unidireccionales como bidireccionales.

Migración

Se llevaron a cabo una serie de migraciones desde los software anteriores, en esta se incluye toda la transformación y unificación de datos para poder incorporar y traducir todos los elementos anteriores al nuevo software.

En este proceso prestamos especial atención a esas aplicaciones que no eran fácilmente exportables, por lo que tuvimos que realizar exportaciones vía api, transformar todos los datos e incorporarlos dentro de HubSpot.

Se realizaron 5 migraciones:

• RDStation
• Pipedrive
• Intercom
• Zendesk (opción 3)
• Sendgrid

En la parte de ventas se llevaron a cabo migraciones desde Pipedrive, RD Station, Pipefy, Business Central y TG Manager a HubSpot. En la parte de marketing principalmente RD Station y Pipedrive. En cuanto a la parte de servicios hacían uso de Intercom y Zendesk.

Se migraron un total de 84 landing pages, 27.212 contactos, 15.000 negocios y 19 formularios. Además de toda la migración de estas actividades se realizó una limpieza para comenzar a construir un stack tecnológico limpio y listo ejecución.

Además de todo ello, al finalizar el proyecto se decide la creación de un nuevo objeto llamado Gimnasio en el que recae una migración. Este objeto se añade con la finalidad de ordenar los datos integrados con otros sistemas ERP.

 

Implementación del Free Trial 

Trainingym buscaba la manera de que el cliente tenga la opción de pedir una prueba de 15 días para probar el software. Querían una integración que, partiendo de formularios de hubspot, cada vez que el cliente diera un paso el proceso se conectara con nabition, con el software de trainingym y que se pudieran realizar ciertas operaciones dentro de hubspot, 

Además, debería permitir pagos en stripe y que éste se vea reflejado en todos los sistemas.

Para ello creamos un sistema de integración, a diferencia de otros sistemas similares, en este caso cuenta con API, creamos una API de nuestro sistema de integración para que el propio equipo de Trainingym pueda contactarse via API a este sistema y poder así realizar las peticiones que quieran desde su sistema tanto desde hubspot como de trainingym.

Problemas que nos encontramos

Nos encontramos con ciertos contratiempos que hicieron que el proyecto fuera más complejo y elaborado:

Caracterización: La base de datos era muy inconsistente, lo que quiere decir que en algunos campos como por ejemplo “país” existían correspondencias como “España”, “espana”, “espainia”, “Spain”... Por lo que a la hora de realizar segmentaciones en HubSpot suponían un gran problema. Se realizó esta acción para cargos, ciudades, etc.

Problemas con los formateos de los teléfonos móviles, algunos contaban con códigos de país, otros no, algunos tenían espacios, otros no. En este caso hubo que realizar una normalización.

Ciertas actividades no se podían importar en hubspot (tales como llamadas, mails, tareas, notas…) por lo que exportamos las actividades del otro software, para así reformatearlas, crear un código y poder crear una importación de las actividades dentro de hubspot.

A la hora de realizar el traslado de datos a HubSpot, se tuvo en cuenta la existencia del mismo contacto en el software de marketing y en el software de ventas, dichos contactos no estaban unificados puesto que no se habían integrado, no obstante, en HubSpot sí que serían unificados siendo el mismo contacto, con lo cual hubo que realizar una unificación. 

Además, el tiempo que se empleó en realizar dicha limpieza dio pie a un decalaje de tiempo en el que se siguen generando datos, por lo cual, una vez realizada la incorporación de datos en hubspot, tuvimos que volver al software de origen y recuperar aquellos datos que quedaban de diferencia.

 

Resultados

Se ha implementado un portal en HubSpot en el que se unifican todas las operaciones, éste ha dado un gran impulso a la productividad ahorrando así tiempo de trabajo. 

Se ha migrado de un caos de aplicaciones y sistemas a una tecnología limpia y ordenada.

Debido a los buenos resultados y a la buena experiencia con HubSpot, el cliente decidió contratar CMS hub para diseñar y mantener su página web.

 

El impacto

Trainingym entró con una necesidad, unificar todos sus procesos en una misma plataforma, HubSpot. Sin embargo, de este punto en adelante, han surgido más oportunidades, este proyecto ha ido creciendo poco a poco de la mano de hubspot consiguiendo así un upselling. 

Trainingym cuenta ahora con medios unificados para sus procesos de marketing, ventas y servicios a través de la integración de aplicaciones que utilizaban anteriormente. Gracias a esta integración de procesos en HubSpot, han ahorrado muchas horas de trabajo y simplificado todos sus procesos. 

Ahora sus contactos serán los mismos tanto para ventas como para marketing, todas sus actividades están organizadas y controladas dentro de una misma plataforma unificada. 

El equipo de Trainingym mide el éxito del proyecto en su alta productividad, cuentas con mejores herramientas  para marketing y facilidad para actualizar el sitio web.