¿Cómo organizar un evento online?

La situación actual es absolutamente excepcional y requiere reinventarse, buscar otra forma de contar, de comunicar y de transmitir. Hay que continuar manteniendo nuestra normalidad dentro de las posibilidades que tenemos a nuestro alcance. 

Seguro que has implantado el teletrabajo y han sido muchas las cosas que personal y profesionalmente has tenido que aplazar a causa de esta situación pero también estamos seguros de que algunas de ellas no tienen por qué cancelarse, simplemente modificarse y encontrar otra forma de llevarlas a cabo, como es el caso de los eventos. 

¿Por dónde empezamos?

Es posible llevar a cabo nuestros eventos y mantener, en cierta medida, nuestra programación en marcha.

Los vídeos online son responsables de ⅘ del tráfico global en internet, está comprobado que el 80% de los usuarios prefieren una transmisión en vivo que leer un blog.

Y no solo eso, compartido en redes sociales, aumentamos su alcance. Motivos más que de peso para llevar a cabo nuestros eventos en forma de vídeos.

Son muchas las plataformas que posibilitan transmitir nuestros eventos de forma online, vamos a dividirlas en tres y hablaremos sobre ellas más detenidamente: 

• Webinar 
• Redes sociales 
• Multistreaming 

¿Qué es un webinar? 

Un contenido formativo, en formato vídeo, que se imparte a través de Internet. Es en directo, pero puede grabarse e incluso descargarse por el usuario. Suele presentarse en tres formas principales: conferencia, taller o curso/seminario.

Además, permite hacer presentaciones, chat en vivo y visualización en distintos dispositivos. Algunas de las plataformas que posibilitan este servicio son:

• Zoom: posibilita la propia emisión online del evento, tiene posibilidad de grabación y una versión gratuita limitada. Entre sus características principales destacan; vídeo y audio HD, hasta 100 participantes con vídeo y hasta 10K asistentes simultáneamente. Conexión con Facebook Live y Youtube, posibilidad de grabar y volver a compartir, posibilidad de chat abierto, ronda de preguntas, interacción con cámara, encuestas en vivo, compartir pantalla. Entre sus tareas asociadas destacan la formación del ponente y la integración con Youtube o Facebook; en su versión de pago. 
• GoToWebinar: posibilita la propia emisión online del evento, con opción de grabación pero sin versión gratuita. Entre sus características están vídeo y audio HD, hasta de 10K asistentes simultáneamente, posibilidad de grabar y compartir a posteriori, posibilidad de chat en abierto, interacción con cámara, levantar la mano, encuestas en vivo y posibilidad de compartir pantalla. Entre sus tareas asociadas está la formación del ponente. 
• ClickMeeting: posibilita la emisión online del evento, siempre con opción de grabación y cuya versión gratuita es algo limitada. Entre sus características, trae consigo una emisión de audio y vídeo en HD, dependiendo del precio permite hasta 5000 asistentes simultáneamente, posibilidad de grabar y posteriormente compartir, chat abierto, ronda de preguntas, encuestas en vivo, compartir pantalla, anfitriones múltiples, promoción en redes sociales, sondeos y votaciones. Como tareas asociadas también cuenta con la formación al ponente. 

Las redes sociales y sus infinitas posibilidades

• Youtube: posibilita la emisión del evento, tiene opción de grabación, aunque tiene limitaciones técnicas cuando no se utiliza un programa conector. Entre sus múltiples posibilidades está la emisión de vídeo y audio en HD, no tiene límites de asistentes y cuenta con  opciones de visibilidad pública, privada u oculta. Tiene posibilidad de grabar y volver a compartir, así como un chat abierto para gestionar preguntas y dudas, además es gratuito. 
• Facebook Live: posibilita la emisión online del evento, puede grabarse pero presenta limitaciones técnicas cuando no se utiliza con un programa conector. No presenta gran calidad de vídeo, es gratuito y el usuario no necesita ningún software, ni app. Se puede emitir como máximo 240 minutos. 
• Instagram Live: posibilita la emisión online del evento, está pensado para llevarse a cabo desde el móvil y para compartir el evento desde otra plataforma, aunque siempre con un conector multistreaming. No tiene gran calidad de vídeo, pero no tiene límite de asistentes. El usuario tiene que tener descargada la app, además es gratuito.
• LinkedIn Live: una plataforma de streaming de vídeo muy actual que solo se recomienda si LinkedIn es la plataforma donde más alcance tiene la marca. Permite hacer desde la misma plataforma: lanzamientos y demostraciones de productos, charlas, conferencias y eventos, sesiones de preguntas y respuestas. Se puede conectar con otros canales mediante herramientas de multistreaming. 
• Periscope: especializado únicamente en la transmisión de vídeos en directo. Solo permite el uso en smartphones aunque también permite la visualización a través de ordenadores, pudiendo compartir los vídeos de otras plataformas a través de programas multistreaming. 

¿Y si probamos con Multistreaming? 

• Restream.io: permite transmistir en vivo en Facebook, Youtube, Periscope, LinkedIn y más de 30 plataformas al mismo tiempo, ofreciendo una versión gratuita con limitaciones. No tiene gran calidad de vídeo, pero permite grabar, no cuenta con un límite de asistentes y nos brinda la posibilidad de crear marca personalizable, así como de co-streaming con otros usuarios.
• StreamYard: permite transmitir en vivo en Facebook, Youtube, Periscope, LinkedIn y más de 30 plataformas al mismo tiempo. No requiere instalación y cuenta con una versión gratuita aunque con limitaciones. Cuenta con transmisiones fáciles y rápidas de hacer sin preocuparte por los complejos procesos involucrados en los vídeos en vivo. Permite realizar entrevistas con múltiples invitados y de forma simultánea, así como añadir tu propia marca a tus transmisiones. Brinda la posibilidad de interactuar de diferentes maneras con tu audiencia y streaming en multiplataforma fácil de configurar, no estando limitado a un solo canal. 

En definitiva, lo primordial en esta nueva forma de trabajo es, en primer lugar, saber cómo queremos enfocar el evento y de qué queremos hablar para, posteriormente, analizar todas las plataformas y poder tener claro cuál cumple, de forma más óptima, con nuestras necesidades.