Pasos para migrar de mi actual CRM a Hubspot
feb 17, 2022 Marta Fernández

¿Estás considerando cambiar tu sistema de CRM? ¿Es HubSpot CRM una de tus opciones? Sabemos que el proceso de migrar de un sistema de gestión de clientes a otro puede parecer problemático y laborioso a simple vista, pero Hubspot hace que este procedimiento sea más sencillo. 

Como ya sabemos, el uso de plataformas  CRM  está a la orden del día, ya que gracias a este tipo de tecnología podemos gestionar a nuestros clientes y tener control y seguimiento de nuestra relación con ellos.  Un CRM siempre será la mejor herramienta que ayude a las empresas a organizar y gestionar la relación con sus clientes de forma centralizada y accesible a toda la organización. 

Los CRM nos ayudan con infinidad de acciones, procesos de seguimiento o mejora de captación de clientes pero lo más importante, normalmente, para las empresas es: 

  • entender en qué parte del  proceso de compra se encuentra cada posible cliente
  • el seguimiento de leads/ oportunidades ha venta  
  • la creación eficiente y organizada de una base de datos completa 
  • el control de las acciones postventa y fidelización .

Si ya tienes un sistema de CRM, la mayor preocupación que suele surgir a la hora de realizar un cambio de plataforma es si tendremos que interrumpir temporalmente el funcionamiento del negocio o  la gestión con nuestros clientes.  No obstante, migrar o cambiarse a un CRM como Hubspot, no debe suponer un gran problema si se hace de manera organizada y con la ayuda profesional que este tipo de cambios y mejoras requiere. 

Hablar con experto en migraciones a HubSpot 

¿Qué pasos debes seguir para empezar a migrar tu sistema de gestión de clientes a Hubspot?

  • Asesoramiento y estrategia de migración de datos

Por un lado, si los datos de tu CRM actual son sencillos (no contiene muchos campos o contactos), HubSpot dispone de una herramienta de importación nativa fácil de usar, en la que tan solo tienes que exportar tus datos a un archivo CSV y subirlos a HubSpot. Así, podrás importar contactos, empresas, negocios, tickets de asistencia técnica, productos y notas. 

En el caso de que este proceso se te complique y necesites ayuda, algunos de sus paquetes incluyen servicios de asesoramiento sobre cómo estructurar y almacenar los datos de la mejor manera. También puedes contar con agencias partners como datasocial, que te ayudan con todo el proceso y te asosoran para este cambio no sea un paso hacia atrás en tu día a día.  

  • Migraciones de datos  a Hubspot 

Si por el contrario tus datos de CRM son demasiado complejos como para exportarlos a un archivo CSV y además te enfrentas al problema de que tu equipo no tiene experiencia en este ámbito, estos son los pasos que debes seguir con HubSpot

  • Auditar los datos y el sistema de CRM actuales
  • Elaborar la estrategia de importación
  • Migración de prueba
  • Migración completa
  • Auditar los datos y el sistema de CRM actuales

Los profesionales o especialista Inbound analizarán los datos y el sistema de CRM actuales, identificarán cuáles de estos datos se deben migrar y en el caso de que sea necesario te recomendarán algún tipo de limpieza para optimizar el sistema.

  • Elaborar la estrategia de importación

Pide ayuda a los especialistas partners de HubSpot para diseñar el método para migrar los datos de manera correcta. Este proceso incluirá mapeo de datos al nuevo proceso de negocios, establecimiento del enfoque técnico para migración de datos (exportación o conexión directa por integración con las herramientas que prefieras) y la definición de plazos.

  • Migración de prueba

Se realizará una migración de prueba antes de transferir todos los datos, de este modo se podrá validar que todo está completo y correcto en HubSpot.

  • Migración completa

Tras haber realizado los tres pasos anteriores y una vez comprobado que se está en condiciones para hacerlo, se ejecutará la migración para poder empezar a utilizarla en HubSpot.

A partir de este momento, el CRM estará listo para utilizarlo. Gracias a este nuevo sistema nunca más tendrás que actualizar informes manualmente. Podrás además observar tu pipeline de ventas en tiempo real y ahorrar tiempo dándole a tu equipo de ventas herramientas adecuadas.

Todos estos datos podrán ser gestionados desde un mismo portal, lo que hará que ahorres tanto dinero como tiempo, que quedará disponible para invertir en otras cosas más beneficiosas para tu negocio. El CRM de HubSpot trae un sin número de funcionalidades que te ayudarán a mejorar tus procesos de marketing y ventas

Una vez realizados los pasos anteriores la migración se puede dar por concluida, y podrás empezar a utilizar tu nuevo sistema de CRM. Pronto empezarás a ver lo fácil e intuitiva que resulta la utilización de este nuevo sistema.

Publicado por Marta Fernández febrero 17, 2022
Marta Fernández