10 formas de gestionar tu embudo de ventas

Un embudo de ventas es una instantánea visual de dónde están los prospectos en el proceso de venta. Los canales de ventas muestran cuántos tratos se espera que los vendedores cierren en una semana, un mes o un año determinado y lo cerca que está un representante de alcanzar tu cuota de ventas. A continuación te explicamos 10 formas de gestionar tu embudo de ventas eficazmente.

Si tienes un embudo de ventas con un valor contractual de 100.000 euros y tu tasa de conversión, desde el lead hasta la venta, es del 10%, entonces puedes esperar cerrar 10.000 euros de nuevos negocios.

Si tu objetivo de ventas es de 20.000 euros, entonces tendrás que convertir el doble de clientes potenciales.

Aquí es donde entra en juego el análisis de los prospectos. Si puedes identificar mejoras en tu cartera de clientes potenciales que te ayuden a trasladar más prospectos de una etapa a otra, entonces tendrás más éxito en tu trabajo.

¿Y cuál es el mayor incentivo para mejorar tu embudo de ventas?

¡Es un crecimiento de los ingresos!

Un estudio de la Harvard Business Review encontró que había una diferencia del 18% en el crecimiento de los ingresos entre las empresas que definían un proceso de ventas formal y las que no lo hacían.

Además, las compañías que dominaban tres prácticas específicas de tuberías vieron un 28% de crecimiento de ingresos más alto!

Para las ventas B2B en particular, tener un embudo de ventas saludable te permite:

• Mejorar su proceso de ventas,
• Pronosticar los resultados futuros de los negocios,
• Analizar diferentes estrategias de venta para tu negocio,
• Administrar y asignar recursos para cerrar o atender las próximas ventas,
• Revisar tu progreso para el año financiero actual, y saber lo lejos que estás de tus objetivos.
• Un embudo de ventas juega un papel clave tanto para cerrar más tratos de ventas como para indicar la salud general y la dirección futura de tu compañía.

Las 10 mejores prácticas para gestionar tu embudo de ventas

Hemos reunido 10 consejos de buenas prácticas para ayudarte a transformar la forma en que gestionas tu embudo de ventas. Empezaremos con las técnicas de venta más prácticas y luego te mostraremos cómo mejorar todo el proceso de gestión del embudo para que tu negocio tenga más éxito.

1. Recuerda hacer seguimiento

Los compradores hoy en día tienen más opciones que nunca y con ello, necesitan más ayuda para tomar la decisión correcta y elegir tu producto o servicio. Hace diez años, sólo se necesitaban 3,68 llamadas de ventas para cerrar un trato – hoy en día, se necesitan más de 8!

Los mejores vendedores se asegurarán de seguir los leads para conseguir la venta.

Pero, en realidad, la mayoría de los profesionales de ventas se rinden después de 2 llamadas – así que asegúrate de hacer un seguimiento.

El seguimiento no es fácil.

De hecho, actualmente está clasificado como el tercer mayor desafío para los equipos de ventas.

Una forma de seguimiento es establecer un recordatorio que te notifique cada vez que necesites hacer un seguimiento con un prospecto.

Otra solución es automatizar completamente el proceso, utilizando un correo electrónico de ventas para hacer un seguimiento automático en una fecha específica o después de un período de tiempo determinado (es decir, dos semanas después de la llamada telefónica inicial).

2. Concéntrate en los mejores leads

Si observas más de cerca tu proceso de venta, es probable que notes que toma aproximadamente la misma cantidad de tiempo para cerrar cada trato.

En cambio, asegúrate de concentrar tus esfuerzos en los mejores clientes potenciales de alto valor y más preparados para las ventas, y evita distraerte con cualquier cosa que no empuje la aguja por ti o tu negocio.

Por ejemplo, si clasificas tu tablero de ventas de alto a bajo, en lugar de por fecha, podrás ver instantáneamente qué clientes potenciales son los más valiosos para tu negocio. Al ver tus actividades de ventas para cada cliente potencial, puedes identificar qué clientes potenciales son los más comprometidos y en cuáles debes concentrarte.

3. Aprender a dejar ir un lead

Tan importante como centrarse en un lead de alto valor, es igual de importante saber cuándo dejar un leads.

Dejar ir puede ser difícil, especialmente cuando has pasado semanas o incluso meses construyendo y alimentando una relación con ellos.

Un lead está muerto cuando ellos claramente declaran que no están interesados, cuando no pueden ser contactados, o has hablado con ellos varias veces y no pueden ser empujados a la siguiente etapa de tu embudo de ventas.

Aprende a identificar rápidamente estos clientes potenciales muertos, para poder pasar a la siguiente oportunidad de venta para cerrar un gran negocio, sin perder más tiempo tratando de dar vida a clientes potenciales que simplemente no te comprarán.

4. Monitorizar las métricas de tu embudo de ventas

Tu canal de ventas es una entidad viva y respirable que cambia todo el tiempo. Por lo tanto, necesitas monitorizar las métricas clave de ventas que produces, lo que incluye cosas como:

• El número de tratos en tu embudo
• El tamaño promedio de los tratos en tu embudo de ventas
• El porcentaje medio de tratos que se ganan
• La vida media de un negocio antes de que se cierre

Asegúrate de reservar tiempo semanalmente para revisar regularmente estas mediciones, ya que te darán una visión “de un vistazo” de la salud de tu canal de ventas y de tu negocio.

El seguimiento de los resultados a lo largo del tiempo también te dará una fuerte indicación de cómo cualquier cambio o mejora que haga en tu proceso de ventas está contribuyendo al crecimiento general.

5. Revisar (y mejorar) tus procesos en el embudo de ventas

Una técnica de venta que funciona hoy puede no funcionar mañana (¿recuerdas la llamada en frío?).

Esto es especialmente cierto con la introducción de GDPR y cómo afecta a los equipos de ventas.

Las mejores organizaciones de ventas revisan regularmente sus técnicas y conductos de ventas para asegurarse de que las cosas están bien afinadas y altamente optimizadas para asegurar la máxima eficiencia y éxito.

En lo que respecta a las ventas, todo -desde el primer discurso de venta, la frecuencia de los seguimientos hasta las ofertas que se hacen- puede mejorarse y adaptarse con el tiempo hasta encontrar una fórmula exitosa.

La mejor manera de enfocar estos cambios es observar dónde cree que hay cuellos de botella o bloqueos en tu embudo de ventas y considerar las formas en que pueden ser eliminados. A partir de ahí puedes probar los cambios o realizar mini “experimentos de venta” para tratar de mejorar continuamente cada parte del proceso.

Si haces estos cambios poco a poco y uno a uno, tu embudo de ventas se convertirá en una máquina de ventas bien engrasada en poco tiempo.

6. Actualiza tu embudo de ventas regularmente

Tu canal de ventas está cambiando constantemente.

Se añaden nuevos clientes, los clientes se mueven de una etapa a otra, y se cierran tratos.

Si no tienes cuidado, tu canal de ventas puede empezar a ser un poco desorganizado y caótico, lo que te hará ineficiente y podría llevarte a perder ventas.

Para evitar esto, debe asegurarse de mantener actualizados los detalles de cada uno de los clientes potenciales añadiendo notas e información regularmente para cada etapa del proceso de ventas.

Sí, esto significa que necesita dedicar más tiempo a la administración, pero si utilizas este tiempo para eliminar clientes potenciales muertos o actualizar información de contacto desactualizada, entonces es un tiempo bien empleado.

7. Manten tu ciclo de ventas corto

A diferencia del B2C, el ciclo de ventas de las empresas B2B puede ser muy largo.

De hecho, el 75% de todas las ventas B2B tardan al menos 4 meses en cerrarse, ¡y el 18% tardan 12 meses o más!

El 27% de los representantes de ventas dicen que un ciclo de ventas largo es una de las mayores barreras para la efectividad de las ventas.

La razón de esto es simple: cuanto más largo sea tu proceso de venta, más posibilidades tendrá tu prospecto de cambiar de opinión o de encontrar un producto o servicio alternativo para resolver su problema.

Por eso es importante que el proceso de ventas sea lo más corto posible.

Si descubres que la mayoría de tus clientes potenciales se están enfriando y no está cerrando suficientes ventas para alcanzar tus objetivos de ventas, entonces puedes tener un problema con la duración de tu proceso de ventas.

Reducir la duración del proceso de ventas no significa que debas bombardear tus prospectos con todos los 8-12 seguimientos en un solo día, pero sí significa que debes considerar formas de acortarlo cuando sea posible.

Esto podría significar la reducción del número de días entre los seguimientos o la búsqueda de formas de dar a tus prospectos más información por adelantado para ayudarles a acortar su tiempo de toma de decisiones.

Intenta experimentar con un nuevo proceso de ventas más corto y vigila cómo mejorar tus resultados de ventas.

8. Crear un proceso de ventas estandarizado

Es fácil pensar que cada cliente es diferente y requiere su propio enfoque personalizado para cerrar una venta. Más aún, puede notar que tus representantes de ventas están empleando diferentes técnicas de venta. Pueden crear sus propias rutinas, ya sea de divulgación, llamadas de ventas, reuniones individuales, demostraciones en vivo o seguimientos.

Pero, si realmente lo piensas, tus clientes objetivo ideales tienen muchas cosas en común. La verdad es que sus necesidades subyacentes y las razones para comprarte a ti son todas muy similares, y es esto lo que deberías utilizar a tu favor para estandarizar tu canal de ventas.

Sin mencionar que los equipos de ventas con mejores resultados siguen un proceso de ventas estandarizado, que les permite escalar y ganar nuevos negocios de manera consistente.

Por eso, uno de cada tres gerentes de ventas considera que la optimización de su proceso de ventas es una de las principales prioridades de la dirección de ventas.

Las técnicas de venta personalizadas llevan tiempo y añaden enormes gastos generales, lo que afecta a tu balance final. Un proceso de ventas estandarizado y repetible puede ser ajustado a la perfección con el tiempo y puede escalar con tu negocio a medida que crece.

9. Da a tus prospectos más contenido

Si bien las llamadas telefónicas y los correos electrónicos son el núcleo de la mayoría de las comunicaciones de ventas, los clientes potenciales a menudo necesitarán información más detallada para ayudarles a entender si tu producto o servicio es adecuado para su negocio.

Para cada paso del proceso, piensa en el tipo de contenido que puede proporcionar a tus clientes potenciales y que les ayudará a reforzar tu mensaje y a pasar a la siguiente fase.

El contenido juega un papel aún más importante a medida que hace avanzar a los prospectos por el embudo de ventas.

En cuanto a los temas, la respuesta está en escuchar lo que tus clientes potenciales tienen que decir.

Durante las reuniones de ventas, te darán una idea de los tipos de contenido que quieren en cada etapa del proceso. Por ejemplo, podrían pedirte algo tan simple como “¿tienes un artículo que explique esta característica?” o “¿hay alguna hoja de producto que pueda descargar?”.

Si tienes este tipo de contenido, ¡envíalo!

Si no, entonces esta información debe ser enviada a tu departamento de marketing.

El reto aquí es que sólo el 27% de los representantes de ventas que están en el campo y se reúnen con los prospectos colaboran con el marketing en la creación de contenido.

Al hacer que los equipos de ventas y de marketing trabajen juntos, crearás contenido que los clientes potenciales quieran consumir (que es una parte vital del viaje del cliente), en lugar de sacar contenido que termine siendo desperdiciado.

10. Utiliza un CRM para gestionar tus ventas

Cuando tu canal de ventas está lleno de clientes potenciales – y los clientes potenciales están todos en diferentes etapas del proceso – necesitas asegurarte de que lo está manejando de manera efectiva.

Si es una organización de ventas de una sola persona con un presupuesto ajustado y sólo realiza unas pocas ventas al mes, entonces puede utilizar una simple hoja de cálculo de Excel para hacer un seguimiento de todos los detalles de su proyecto. Sin embargo, a medida que tu negocio crezca, deberás considerar el uso de un sistema de CRM para realizar un seguimiento de todas tus actividades de ventas.

Sin un CRM dedicado, simplemente no podrás gestionar adecuadamente tu canal de ventas. De hecho, el software CRM se ha convertido en una parte tan integral de las ventas que los equipos de ventas de alto rendimiento ahora clasifican a CRM como su segunda herramienta de ventas más importante.

Un CRM no sólo automatizará varios procesos para ti, sino que te ayudará a realizar un seguimiento de las métricas, a gestionar fácilmente un gran volumen de clientes potenciales y a permitir que tu equipo acceda rápidamente a la información adecuada en el momento oportuno.

Conclusión

Un embudo de ventas puede ser comparado con el corazón que late de tu negocio. Es por eso que su importancia y valor difícilmente puede ser sobreestimado.

Esto significa que si no se gestiona con éxito el embudo, se corre el riesgo de perder nuevos clientes y tu negocio podría sufrir.

Con más del 60% de los gerentes de ventas diciendo que su empresa hace un mal trabajo en la gestión de sus embudos de ventas, es probable que tu también necesites mejorar la forma en que funciona la tuya.

¿Cómo gestionas tu proceso de ventas?