Por qué necesitas una guía de tono de voz para tu empresa

La guía de tono de voz ayuda a crear una reputación concreta sobre todas las personas que conozcan tus productos o servicios incluso... cuando no sepan quién está hablando.

Por un momento imagínate en la manera en la que cada marca se dirige a ti. Piénsalo por un minuto.

Seguro que has encontrado multitud de diferencias en poco tiempo. 

¿Te imaginas que Red Bull, de repente, te tratara de usted o que en Disney te trataran como lo hacen en el mercadillo?

Y si Alexa te hablara con la voz del humorista Eugenio o con la actitud de alguien cascarrabias, ¿cómo te sentirías?

Cada marca tiene su propio Tono de Voz, sus palabras, su manera de expresarse.

Si todas estas situaciones se hicieran realidad, lo más seguro es que sentirías que hay algo mal, algo que no funciona. Y perderías la confianza en ellas.

En un mundo onmincal en el que la información nos llega continuamente y por tantos canales... ¿Cuántas veces has tenido que corregir a tus proveedores y agencias porque no han sabido captar la personalidad de tu marca? ¿Cuántas veces has tenido problemas con la comunicación interna porque lo que tu marca dice ser no es lo que tu empleado siente? ¿Cuántas veces más vas a encontrar discrepancias entre el tono de la web, la folletería o la manera en que se expresa tu recepcionista?

Un Manual de Tono de Voz, te permite construir coherencia en tu comunicación, le da sentido a tus valores de marca y, por supuesto, te ayuda a crear un lazo honesto y duradero con tu consumidor

Por qué es importante tener claro el tono de voz de una marca 

Seguro que te has percatado que  cuando comienza la primavera para el sector textil, El Corte Inglés anuncia la llegada (siempre la primera…) de tan esperada estación.

Cuando comienza el anuncio, el físico de las modelos, las gamas de colores, la luz que capta la lente, la música… ¡Todo!

Todo define a El Corte Inglés. Por eso es fácil entender que en el contexto económico y social actual, cada palabra y su intención ayudan a construir la imagen de marca para el consumidor.

Además el tono de una marca construye la reputación y el reconocimiento contextual de todo lo que se comunica. 

Y cuando decimos todo, es todo.

Lo que dicen tus redes sociales, el sistema de telemarketing o el chatbot.

Es importante tener el control sobre qué puede decirse o aquello que es mejor obviar.

Además hay que cuidar la manera de usar ciertas palabras que sean alejadas de la imagen corporativa o incluso el tono de voz que usan los teleoperadores, la manera de dirigirse a los usuarios o el uso de las exclamaciones o negrita en textos escritos. 

La guía de tono de voz es de la suma de lo que se dice, se calla y el tono con el que se expresa tu marca y cada vez que se pone en contacto con tu consumidor, tus empleados, proveedores o distribuidores.

Sin olvidarse de aquellos con los que aún no se ha comenzado una relación usuario-cliente. Pero sí pueden leerte en tu web, en las redes sociales o han escuchado, leído o visto algo de tu empresa en alguna ocasión.

Cómo se realiza una guía de tono de voz

1. Análisis: Auditoría de la comunicación de la marca. Qué ha funcionado, qué no. Problemas e inconveniente que detectan los empleados en su día a día.

2. Creación de Identidad: A partir de la esencia y personalidad de marca que se quiera transmitir.

3. Diseño del Tono de Voz estratégico: Definición de las palabras exactas que mejor describan a la marca. Detección de palabras y tonos negativos. Búsqueda de coherencia en todos los canales.

4. Universalidad: Cada aspecto de la marca se ve reflejado en el manual. Así todos pueden implementarlo. Además, se anexa un apartado sobre Ortotipografía que establece el estilo gramatical y ortográfico de la marca escrita. Incluso los términos frecuentes de tus productos.

5. Tu voz, siempre. Cómo se reflejan todas las regulaciones en el día. Un material didáctico para que cada persona que hable por la marca sepa qué decir y cómo decirlo. Siempre con ejemplos prácticos que funcionan.

6. Puesta en marcha. Con todo el material puesto por escrito es hora de darlo a conocer y ponerlo en práctica. En la vida real es posible detectar situaciones o casos no contemplados en la Guía, aquí es donde se ajustan los contenidos si fuera necesario.

7. Entrenamiento y control. Presentación de la Guía final ante todos los stakeholders, resolución de dudas en la implementación. Entrenamiento a Directores de Área, si fuera necesario.

¿Quieres saber qué puntos imprescindible debe contener la guía de tono de voz de tu marca? 

Los beneficios de la guía de tono de voz

Pero… ¿Para qué hacer una guía de tono de voz?

A grandes rasgos, los beneficios son múltiples para cualquier tipo de empresa independientemente de su tamaño:  

• Una sola voz coherente con los valores de tu marca que siempre está línea con tus objetivos.

• Mejor relación con los consumidores y empleados.  Tu comunicación es más coherente en todas las plataformas, siempre. Comunicación más personalizada, según necesidad.

• Optimización del trabajo con tus agencias y proveedores: menos rondas de cambios, mejora en la ejecución de las piezas, una comunicación más sólida y potente.

• Control absoluto de los mensajes de marca.

• Mensajes de portavoces mejor dirigidos, con mayor impacto.

• Disminución de incidencias en Atención al Cliente.
• Prevención de crisis de reputación.

En definitiva, de lo que se trata, es que sin que el consumidor pueda saber la marca que le está hablando o sin que pueda ver el logotipo entienda quién se dirige a él.

Conseguirlo es un proceso largo y meticuloso que necesitará de la implicación de todos y cada uno de los integrantes de la organización empresarial.

Si estás aquí, seguramente tengas dudas sobre qué es lo que tus clientes piensan de ti, si tu comunicación está bien enfocada, si tus redes sociales realmente cuentan lo correcto o si tus interacciones internas o externas de tu marca llegan cómo, dónde y cuándo deberían...

Y es que nadie dijo que fuera fácil pero aún estás a tiempo de tomar el control sobre tu marca.