Estar en sintonía con los procesos del negocio y tener claro cuáles son los pasos claves para llevar a cabo una venta no son las únicas ventajas por las que deberías crear un pipeline de ventas. ¿Sabes qué es uno?
Te invitamos a seguir leyendo para que aclares tus dudas y, sobre todo, para que te convenzas de implementar uno en tu compañía.
¿Qué es un pipeline de ventas?
Un pipeline de ventas es una representación visual de cada uno de los pasos que toma completar un proceso de ventas, desde que un lead entra en la fase de atracción hasta que se convierte en cliente. Así es, que como su traducción lo indica, es un “tubo” que traza el camino que recorre un lead.
En otras palabras, un pipeline de ventas es una forma visual para poder hacer un seguimiento de los deals según avanzan el proceso de ventas que has definido. Es más, el pipeline te ayudará a definirlo mejor y te dará las claves para optimizarlo.
¿Cómo? Beneficios de contar con un pipeline:
- Ayudándote a analizar las etapas en las que puede haber fugas, bloqueos e incluso, te marcará donde debes acelerar el proceso o ponerle más atención para hacer que el cliente potencial cierre la venta.
- Es frecuente, que un prospecto entre en el pipeline pero no avance (visualmente lo verás), por lo que este sistema te ayuda a cualificar a prospectos para que pongas foco en aquellos que realmente son una oportunidad de conversión.
- Las etapas del pipeline han de tener una serie de tareas y procesos definidos, así como unos responsables de llevarlos a cabo. De esta manera los vendedores podrán implementar cada acción en el momento justo, y ver dónde esta el negocio; para poner el esfuerzo necesario en cada uno de ellos.
- Ayuda a los empleados a llevar su trabajo de forma ordenada, a saber dónde están y dónde tienen que llegar. Lo que provoca también que podamos analizar mejor los costes que no supone cerrar una venta, marcar mejor los objetivos y tener una previsión (cantidad de leads) de lo que necesitamos en cada etapa para cumplir los objetivos finales de negocio.
- Controla el proceso general de ventas y permite establecer objetivo medibles. Los lideres de ventas, pueden además de controlar cómo van los representantes respecto a las oportunidades , analizar diferentes variables tanto del desempeño de su equipo como del propio proceso para obtener mejores rendimientos.
¿Cómo estructurar un pipeline?
A la hora de ponerte a construir, y posteriormente a automatizar, un pipeline debemos tener en cuenta varios factores. Como son:
- Nuestros buyer personas.
- El proceso actual del equipo de ventas y su alineación con el resto de equipos.
- Nuestros objetivos de ventas cualitativos y cuantitativos.
- El proceso de cualificación de oportunidades que llegan desde todas las fuentes de generación demanda de la empresa (referencias externas y partners, acciones BDR, marketing, otros clientes...).
Vamos con las etapas tipo de un pipeline. Y decimos PIPELINE tipo, porque cada compañía deber adaptar y construir este proceso según sus necesidades, productos, recursos y equipo disponible, el proceso, la cantidad de leads que gestionas ... E incluso de su mercado objetivo.
La experiencia nos dice, que no hay dos pipelines iguales. ¿Quieres hablar con un especialista en ventas y gestión de pipeline?
Etapas frecuentes un pipeline:
- Prospección: es el momento en el que el equipo de generación de leads se dedica a la búsqueda de nuevos clientes potenciales con los que la marca debería comenzar una conversación/ relación. En esta etapa entran los esfuerzos de marketing, acciones de ventas del equipo de servicio y atención al cliente, las acciones de prospección a puerta fría, eventos...
- Cualificación: como ya hemos visto, es una etapa del proceso valiosísima. Dado que una buena cualificación nos ayuda a optimizar recursos y convertir más. Lo ideal es que cuando un lead entra en el pipeline ya esté cualificado como SQL, y que muestre una intención de compra alta, un interés por la marca, un presupuesto disponible en línea con nuestros servicios, sea la persona adecuada para la toma de decisión de compra, necesite nuestros servicios y su empresa esté en el momento justo para elegirnos como solución.
No obstante, esto no siempre ocurre, por ello desde datasocial apostamos por procesos y automatizaciones como el lead scoring y lead hand off. De esta manera, el SQL debería llegar cualificado a las primeras etapas del proceso.
En este sentido, si el deal no está cualificado o preparado para comprar ahora, no lo deseches, puede que el futuro sí lo sea, por lo que te recomendamos que lo mantengas en el radar. - Contacto: es el momento de la verdad, ya que el representante de ventas hará el primer contacto. Depende del sector o producto, lo habitual es hacer una llamada telefónica, mandar un mail, hablar por un sistema de mensajería directa...
Ten en cuenta que es probable, que este primer contacto no es un momento ideal para ser agresivos o intentar una venta. Si no más bien, es el momento de escuchar, cerciorarnos que la oportunidad está cualificada, saber qué es lo que necesita de nosotros, ver cómo podemos ayudarle a resolver sus problemas y generar una primera experiencia satisfactoria y agradable con la marca. En este sentido, intenta marcar con él una hoja de ruta y las siguientes citas para avanzar en el proceso: una demo, una reunión con un especialista, una visita guiada, la presentación de tu empresa y servicios, una propuesta... - Reuniones, valor y presentación de soluciones: si posees un buen proceso de venta, de la anterior etapa (puede haber más de un contacto) deberíamos tener la suficiente información para adaptar nuestra propuesta de valor a las necesidades del cliente potencial. Esto nos va a permitir construir una serie de relaciones que aportan a nuestros intentos de venta valor, confianza y empatía.
Todo ello hará del proceso de venta y del viaje que hace el comprador, un éxito. Te recomendamos que en esta etapa conectes con los deals para darles información de valor, les invites a un evento relevante para ellos, les preguntes por sus inquietudes, dudas o soluciones consultas que salieron en anteriores sesiones, les informes de tus formas de pago y necesidades administrativas... Es decir, han de vernos como un referente experto y con autoridad, además de un posible proveedor. - Negociación: si hemos trabajado bien las anteriores 4 etapas, llegará este gran el momento. Habremos presentado nuestras soluciones (hay una propuesta sobre la mesa) y les habremos aportado un valor, ¿pero está dispuesto el cliente a pagarlo?
La verdad, que depende de muchos factores, hay ventas que se cierran en un solo día y otras que se dilatan y negocian durante meses. En este caso, lo que sí te recomendamos es tener claros que concesiones o qué estás dispuesto a negociar, qué es rentable o no para tu organización, cómo de estratégico es tener ese cliente en tu cartera, qué supone el proyecto para tu equipo, está alienado con tus valores, cómo vas en cuanto a objetivos de venta... - Cerrar: estamos a punto de llegar a la meta, pero no será la primera vez que vemos que hay empresas que fallan en este último punto, después de todo el esfuerzo hecho anteriormente. Y en realidad, lo hacen por cuestiones 'poco relevantes': un proceso de firma de contratos largo y tedioso, no haber hecho una llamada en el momento justo, incompatibilidad en métodos y formas de pago... En este sentido intenta que sea lo más rápido y sencillo posible, puedes ir abriendo esta conversación en etapas anteriores para asegurar que durante la firma del contrato no haya problemas.
Descubre más sobre cómo hacer un buen proceso de ventas bajo la metodología RevOps:
Preguntas frecuentes sobre el pipeline de ventas:
- ¿Qué debemos hacer con las oportunidades que se quedan atascadas por el camino?:
Pues como si de un atranque de una tubería se tratara, desatáscalo haciendo que avance (nutriendo la relación y aportando valor) o quítalo del pipeline. Esto no quiere decir que lo elimines, sino que creemos una etapa especifica (icebox) para este tipo de deals y retomemos el contacto más adelante. Para ello debes marcar correctamente, porque no se cerró la venta o qué ocurrió para que decidieras sacarlo del pipeline. Esto te ayudará al análisis y a la segmentación de campañas futuras de venta. Las frecuentes son: no es momento, se ha ido con la competencia, no tiene presupuesto, no contesta, no cree que somos la solución adecuada.
- ¿Solo debo tener un pipeline?
No, puedes tener cuantos quieras. Sin pasarte, claro. Es habitual que una marca tenga varias líneas de negocio y el proceso de venta no sea el mismo; en estos casos ayuda tener varios pipeline que organicen cada flujo y proceso ad hoc.
- ¿Debe el mismo representante de ventas ocuparse de todo el proceso hasta el cierre de la venta?
Sí y no. Es decir, si el vendedor ha hecho bien todo el proceso es posible que tenga una buena relación con el cliente potencial y esto ayude a cerrar la venta. No obstante, dependiendo del producto, servicio o mercado, es necesario que entren en juego otros perfiles puesto que su valor técnico, del conocimiento del producto o role dentro de la empresa aporta más valor. Si es el caso el vendedor, no debe desaparecer de un día para otro sino que debe haber una buena pasación tanto interna, como externa. De esta manera el comprador no se sentirá abandonado ni tendrá que dar de nuevo las mismas explicaciones o contar dónde podemos ayudarle. Entonces, verá al nuevo o nuevos interlocutores como un apoyo más al proyecto.
- ¿Puedo hacer una previsión de ventas con un pipeline?
- ¿Cómo puedo hacer un pipeline, automatizar tareas y llevar un buen seguimiento tecnológicamente?
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- ¿Qué NO debo hacer con un pipeline de ventas para que funcione?
Te dejamos un par de imágenes para que puedas tenerlo muy presente en tu gestión y optimización del pipeline de ventas.