5 sencillos pasos para escribir mejor contenido en mucho menos tiempo

Tienes abierto tu calendario editorial y te das cuenta de que necesitas seis artículos de blog, dos infografías y un ebook en una semana.

Ésta es la vida de un especialista en marketing de contenido. Siempre mirando hacia el futuro, frente a uno de los obstáculos más insuperables:

El tiempo

Cuando se trata de escribir, no podemos simplemente juntar contenido y presionar el botón de publicar. Este enfoque produce contenido de baja calidad y puede disminuir la credibilidad de tu marca dentro de tu industria.

El factor tiempo es una gran preocupación. De hecho, la siguiente investigación muestra cómo puede ser contenido intensiva en tiempo:

• La publicación de un artículo de blog promedio demora tres horas y 20 minutos en escribirse.
• La mayoría de los especialistas en marketing dedican una o dos horas a escribir una publicación de blog de 500 palabras.
• El tiempo es el principal desafío al que se enfrentan los especialistas en marketing.
• El 25% de los bloggers gastan entre dos y tres horas por publicación. Además, el 27% dice que gasta entre cuatro y seis horas más en cada publicación.
• El 41% de los vendedores de B2B creen que sus superiores no les dan tiempo para producir marketing de contenidos de resultados

En otras palabras, es probable que estés luchando contra el tiempo diariamente. Aquí hay cinco pasos que debes seguir para crear contenido de alta calidad de una manera más rápida:

Realiza una auditoría de contenido ya mismo

No importa dónde te encuentres en tu estrategia, el mejor lugar para comenzar es realizar una auditoría de contenido. Cuando comprendas mejor el contenido que tu empresa ya tiene a mano, experimentarás varios beneficios.

Una auditoría de contenido es importante porque puedes:

• Encontrar maneras de sacar más provecho de cada pieza de contenido.
• Obtener una visión general de tus campañas anteriores.
• Identificar los pasos en falso para mejorar tu estrategia en el futuro.
• Comparte la visión general con todo tu equipo.

El último punto es especialmente importante cuando alineas las ventas y el marketing para desarrollar un enfoque de smarketing. Por ejemplo, stu equipo de ventas puede compartir contenido informativo preexistente para nutrir los clientes potenciales y las conversiones.

Cuando desglosas los silos y compartes tu auditoría con otros departamentos, pueden hacer recomendaciones sobre a dónde dirigir futuras campañas.

Una auditoría de contenido te ayudará a acelerar tu proceso de creación de contenido de muchas otras maneras.

Cuando miras hacia atrás en tu contenido y mides qué es lo que más le gusta a tu público, no te quedas atrapado en el bloqueo de la página en blanco del escritor.

Tu contenido de mayor éxito debe influir en tus estrategias y futuras campañas.

Además, no estarás tomando fotos en la oscuridad y elucubrando ideas que podrían no funcionar.

Cuando estás atrapado en un ciclo de simplemente escribir contenido para llenar tu blog, estás invirtiendo demasiado tiempo en contenido de mala calidad y potencialmente mal orientado.

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Implementa un calendario editorial

Un calendario editorial es esencial porque te ayuda a crear estrategias y organizar campañas completas. También le da a tu equipo de contenido un recurso para colaborar.

Los calendarios editoriales más efectivos incluyen las siguientes columnas:

• Fecha de publicación programada: ¿cuándo se publicará el blog?
• Título de trabajo: ¿de qué trata este artículo?
• Resumen: ¿qué secciones incluirá este artículo y qué cubrirá cada subsección?
• Palabra clave: ¿con qué palabras clave estamos optimizando con este artículo?
• Categoría de temas: ¿con qué categoría X se alinea este artículo?
• Etiquetas de tema: ¿a qué página se puede vincular y qué etiquetas relevantes se van a usar?
• Buyer Persona: ¿para qué persona estamos escribiendo esto?
• Etapa del Buyer´s Journey: ¿en qué etapa encaja este artículo?
• Etapa editorial: ¿en qué etapa (Idea, revisión interna, creación, publicación, etc.) está el artículo?
• Campaña: ¿a qué campaña de contenido se asocia este artículo.
• Autor: ¿quién está escribiendo este artículo?
• Notas: ¿qué otra información es importante saber?
• Enlace de documento: un enlace al Google Doc vinculado a tu equipo.
• Enlace: un enlace a la publicación del blog una vez que se publique.

Si bien puede parecer que crear un calendario editorial lleva mucho tiempo, este pequeño compromiso inicial para la planificación te ahorra mucho tiempo más adelante cuando estás escribiendo.

No estás perdiendo el tiempo con tu equipo de creación de contenido averiguando qué artículo debe publicarse a continuación o atascándose sin ideas. Tu calendario es tu GPS, manteniendo a tu equipo en el rumbo correcto.

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Construye un proceso y síguelo

Una de las principales razones por las que tu equipo de creación de contenido apenas alcanza sus fechas de entrega y publicación es porque tienes un mal proceso o no tienes ningún proceso.

Las mejores marcas viven y mueren por su proceso de comercialización de contenido.

Si tu proceso carece de estructura y no es intuitivo, habrá mucho tiempo perdido y confusión en tu equipo. No te conformes con un sistema mediocre.

Tu proceso debe ser claro, simple y enfocado en llevar a los miembros de tu equipo de contenido a través de cada etapa de la escritura, desde su origen y creación hasta la medición y amplificación.

Cada departamento de marketing necesita crear un proceso de creación de contenido que se adapte a sus necesidades y mantenga a todos los miembros del equipo enfocados en la tarea de mover las publicaciones de contenido hacia adelante.

Un proceso de creación de marketing de contenido sólido consta de las siguientes etapas:

• Etapa de idea: el escritor de contenido desarrolla completamente un concepto claro y explica qué va a lograr el artículo y cómo.
• Etapa de aprobación: el equipo de contenido revisa las ideas enviadas y aprueba / ajusta las ideas.
• Etapa de creación: el escritor asignado describe y borra el artículo.
• Etapa de revisión editorial: el equipo de contenido edita, corrige, optimiza y programa el artículo para su publicación.
• Etapa de publicación: el artículo está totalmente aprobado y programado para su lanzamiento.

Estas etapas se reflejan en el calendario editorial. También se deben incorporar a una plantilla de creación de contenido.

Por ejemplo, nuestro departamento de marketing de contenido utiliza una hoja de trabajo de artículo de blog que consta de las siguientes secciones:

Etapa de idea:

• Titulo del artículo
• Buyer Persona
• Buyer´s Journey
• Desafío / meta en este artículo
• Palabra clave
• Por qué esta palabra clave es una buena opción
• Temas / etiquetas
• Investigación
• Formato de contenido
• Intención general del artículo
• Enlaces a contenido similar
• Nuevo ángulo
• Notas adicionales
• Resumen

Etapa de creación:

• Área de ajuste/ borradores
• Titulares
• Foto principal
• CTA
• Campaña

Esto ahorra tiempo al final porque el escritor tiene una idea clara de cuál es su enfoque durante todo el proceso. No pierden de vista el objetivo del artículo.

Además, te ayuda como escritor a mantener el ritmo durante todo el proceso. Tal como dice el refrán, un paso después del otro.

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Ajústate a la gestión del tiempo

En este punto, puedes ver que el proceso juega un papel importante en la creación de contenido.

Toma un poco de tiempo por adelantado, pero finalmente acelera el tiempo de escritura, especialmente si dominas la administración del tiempo durante el proceso de creación.

A pesar de lo que mucha gente piensa, no puedes simplemente sentarte y escribir un gran artículo en 45 minutos.

Por lo general, bosquejas, escribes un borrador, editas, corriges y finalmente publicas. Esta es la razón por la cual, como muestra la investigación anterior, un artículo de blog a menudo demora horas.

Las técnicas de administración del tiempo son esenciales cuando escribes contenido.

Existen varias aplicaciones y métodos de productividad que pueden ayudarte a recortar minutos de tu proceso de diseño.

Por ejemplo, la Técnica Pomodoro es un método que divide tu trabajo en intervalos cortos.

Simplemente configura un temporizador durante 25 minutos (o lo que prefieras), luego te centras únicamente en realizar esa tarea durante ese período de tiempo completo.

Después de que el temporizador se apaga, configuras otro temporizador durante cinco minutos para tomar un breve descanso.

Camina, revisa tu Twitter o toma otra taza de café. Luego, al final de tu breve descanso, vuelve a los 25 minutos de enfoque.

Después de cuatro sesiones de trabajo concentrado y descansos cortos, toma un descanso más largo durante 15 o 30 minutos.

Luego, comienza nuevamente con 25 minutos de enfoque.

Hay muchos otros sistemas de administración de tiempo y productividad que vale la pena probar.

Getting Things Done se encuentra entre los sistemas más populares que se utilizan.

El valor del trabajo profundo

Tus habilidades de gestión del tiempo producirán excelentes resultados si cultivas la capacidad de hacer un trabajo profundo.

El trabajo profundo es la capacidad de enfocarse en una tarea que es cognitivamente exigente sin distracción.

Por otro lado, hay un trabajo poco profundo, que no es cognitivamente exigente y que a menudo se realiza mientras te distraes.

Cuando te sientes a escribir un artículo, debes concentrarte en el trabajo profundo.

Debemos evitar los residuos de atención: esa sensación de sentir tu atención dividida por muchas tareas, que es causada por el cambio de una tarea a otra.

Para evitar los residuos de atención, debes estructurar tu jornada laboral en periodos prolongados de trabajo intenso y evitar la multitarea.

Otros hacks de productividad en la escritura

Existen muchas otras estrategias que puedes adoptar para acelerar tu proceso de escritura, tales como:

• Establecer metas de recuento de palabras para un bloque de tiempo.
• Establecer desencadenantes psicológicos para cada etapa de tu escritura.
  • Por ejemplo, prepara una taza de café antes de comenzar tu borrador y ve a tu rincón favorito para editarla.
• Prioriza e identifica las estimaciones de tiempo para cada parte del contenido escrito.

En datasocial usamos continuamente Trello para planificar nuestras tareas diarias y semanales.

Cada tarea incluye un tiempo estimado para completar y una columna para indicar la prioridad. A medida que completamos las tareas, las archivamos y registramos la fecha de publicación.

Esto nos ayuda a concentrarnos en nuestras tareas y cumplir los plazos sin sentirnos estresados, ni abrumados.

Cuando veas una lista de prioridades por hacer, no se sentirás presionado. Te sentirás que lo tienes todo bajo control.

Siempre reflexiona sobre dónde tropiezas y dónde creces.

Por ejemplo, si notas que te toma más tiempo escribir por las tardes, cambia tus prioridades y trata de escribir por la mañana.

Refina y Mejora

Una vez que hayas implementado tus procesos, documentos de planificación y estrategia, debes verificarlos con tu equipo de contenido periódicamente.

Si algo no funciona, habla y pide la opinión de los demás.

Mi equipo y yo nos reunimos regularmente para compartir lo que está funcionando, lo que está dificultando nuestro proceso y qué otras estrategias y tácticas pueden ayudarnos a acelerar el proceso.

Luego, medimos cómo nuestros cambios afectan a nuestro proceso de creación de contenido.

Recuerda, cuando se trata de marketing de contenidos, siempre debes reflexionar sobre los fracasos y los éxitos y ser flexible como equipo.

Con éstas habilidades de proceso, estrategia y administración del tiempo, estarás listo para reducir el tiempo de escritura y agregar más valor a cada pieza de marketing de contenido que crees.